Informácie pre ZMLUVNÝCH OBCHODNÝCH PARTNEROV - KLIENTOV A ICH ZAMESTNANCOV, RESP. ZÁSTUPCOV - Servis, predaj a prenájom vysokozdvižných vozíkov

Informácie pre klientov
Riadenie vzťahov s klientmi
Účtovná agenda
Správa registratúry

Informácie pre klientov

Účel spracúvania osobných údajov, na ktorý sú osobné údaje určené:

Prenájom, preprava a servis manipulačnej techniky a príslušenstva, zabezpečenie servisných služieb – záručný a pozáručný servis
Školenia k získaniu preukazu obsluhy motorových vozíkov

Okruh dotknutých osôb:

fyzické osoby
právnické osoby, samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO) a ich kontaktné osoby

Kategória osobných údajov:

bežné osobné údaje

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:

klienti – fyzické osoby – bežné osobné údaje (kontaktné údaje a identifikačné údaje FO: titul, meno, priezvisko, tel. kontakt, e-mailová adresa, bankové údaje a iné relevantné údaje najmä v rozsahu podľa § 78 Zákona o ochrane osobných údajov)
klienti – právnické osoby, samostatne zárobkovo činné osoby (SZČO) a ich kontaktné osoby – bežné osobné údaje (kontaktné údaje a identifikačné údaje PO: obchodné meno, sídlo, IČO, IČ DPH, bankové spojenie, údaje o kontaktnej osobe v rozsahu mena, priezviska a tel. č. alebo e-mailu a iné relevantné údaje najmä v rozsahu podľa § 78 Zákona o ochrane osobných údajov)

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

v rámci účelov v bodoch a) – b):

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje osôb, s ktorými je v zmluvnom vzťahu na zákonnom podklade podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR , kedy spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, (poskytovanie objednaných služieb a/alebo tovaru).

Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, – podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov Prevádzkovateľa na plnení zmluvného vzťahu (ak zmluvnou stranou je PO a v jej mene vystupujú za účelom plnenia zmluvných vzťahov iné FO na základe osobitného oprávnenia alebo ak FO, ktorá je zmluvnou stranou, zastupuje iná FO), pričom DO takéto spracúvanie môžu primerane očakávať.

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

v rámci účelov v bodoch a) – b):

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

a) Prenájom, preprava a servis manipulačnej techniky a príslušenstva, zabezpečenie servisných služieb záručný a pozáručný servis

Zákon č. 513/1991 Zb. – Obchodný zákonník,
Zákon č. 250/2007 Z. z. Zákon o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník

b) Školenia k získaniu preukazu obsluhy motorových vozíkov

Zákon č. 513/1991 Zb. – Obchodný zákonník,
Zákon č. 250/2007 Z. z. Zákon o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník
vyhláška č. 356/2007 Z. z., zákon č. 725/2004 Z. z. za účelom vedenia evidencie školenia vodičov a prevádzky vozidiel , vysokozdvižných vozíkov

Identifikácia príjemcu alebo kategórie príjemcu:

poskytovateľ služieb verejnej mobilnej siete
poskytovateľ dátových služieb
poskytovateľ platformy pre emailovú komunikáciu

Iný oprávnený subjekt:

Na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

– do tretích krajín:

Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

– do medzinárodných organizácií:

Osobné údaje sa do medzinárodných organizácií neposkytujú.

Zverejňovanie osobných údajov:

Osobné údaje sa nezverejňujú.

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa:

spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov Prevádzkovateľa sa vykonáva – Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvného vzťahu (ak zmluvnou stranou je PO a v jej mene vystupujú za účelom plnenia zmluvných vzťahov iné FO na základe osobitného oprávnenia alebo ak FO, ktorá je zmluvnou stranou, zastupuje iná FO), pričom DO takéto spracúvanie môžu primerane očakávať.
spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov Prevádzkovateľa sa vykonáva – Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvného vzťahu (ak zmluvnou stranou je PO a v jej mene vystupujú za účelom plnenia zmluvných vzťahov iné FO na základe osobitného oprávnenia alebo ak FO, ktorá je zmluvnou stranou, zastupuje iná FO), pričom DO takéto spracúvanie môžu primerane očakávať.

Doba uchovávania / kritérium jej určenia:

v rámci účelov v bodoch a) – b):

5 rokov od poslednej obchodnej aktivity. Údaje nevyhnutné pre účtovnú agendu, sa archivujú po dobu 15 rokov.

Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou bude spracúvať v zmysle zásady minimalizácie uchovávania a v prípade, žeby odpadol účel spracúvania, prevádzkovateľ sa zaručuje osobné údaje vymazať.

V prípade, že budú uvedené osobné údaje spracúvané na iný účel ako je stanovený vyššie v tejto informačnej povinnosti, bude dotknutá osoba o tomto účele ako aj o právnom základe takého spracúvania ešte pred takým spracúvaním informovaná.

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia: organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov sú spracované v interných predpisoch prevádzkovateľa. Bezpečnostné opatrenia sú vykonávané v oblastiach fyzickej a objektovej bezpečnosti, informačnej bezpečnosti, šifrovej ochrany informácií, personálnej, administratívnej bezpečnosti a ochrany citlivých informácií, s presne definovanými právomocami a povinnosťami uvedenými v bezpečnostnej politike.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je zmluvná a zároveň zákonná požiadavka. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. Taktiež nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania:

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.

Práva dotknutých osôb pri spracúvaní osobných údajov na základe oprávneného záujmu:

Právo na prístup – získať potvrdenie o spracovaní údajov a prístup k nim.

Právo na opravu – opraviť nepresné alebo doplniť neúplné údaje.

Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požiadať o vymazanie údajov, okrem prípadov preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania – požiadať o obmedzenie spracúvania údajov v určitých situáciách.

Právo na prenosnosť údajov – dotknutá osoba nemá právo na prenosnosť údajov pri spracúvaní na základe oprávneného záujmu.

Právo podať sťažnosť – podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracovanie osobných údajov je v rozpore s GDPR.

Právo namietať – dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov založenom na oprávnenom záujme prevádzkovateľa z dôvodov súvisiacich s jej konkrétnou situáciou. Prevádzkovateľ musí preukázať nevyhnutné závažné oprávnené dôvody pre spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutých osôb, alebo dôvody na uplatnenie právnych nárokov.

Riadenie vzťahov s klientmi

Účel spracúvania osobných údajov, na ktorý sú osobné údaje určené:

Evidencia kontaktných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov v systéme Prevádzkovateľa,
Evidencia obchodných prípadov v systéme Prevádzkovateľa,
Komunikácia s klientmi,

Okruh dotknutých osôb:

Klient,
Kontaktná osoba alebo zamestnanec obchodného partnera.

Kategória osobných údajov: bežné osobné údaje.

Zoznam alebo rozsah osobných údajov: názov organizácie, IČO, adresa sídla, miesta podnikania alebo prevádzkarne, titul, meno, priezvisko, adresa elektronickej pošty, telefonický kontakt, funkcia, pracovná pozícia, oddelenie, pracovná doba, informácia o neprítomnosti, informácie o obchodných prípadoch (napr. popis prípadu, stav, dátumy stretnutí a rokovaní, údaje o spokojnosti s produktom alebo službou Prevádzkovateľa).

Zákonnosť spracúvania osobných údajov: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem.

Dôkaz oprávneného záujmu v rámci účelu v bode a): Spracúvanie osobných údajov na účely evidencie kontaktných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov Prevádzkovateľa, ktoré spočívajú v udržiavaní efektívnej komunikácie a obchodných vzťahov. Tento záujem je vyvážený s právami a slobodami dotknutých osôb, pričom sa kladie dôraz na transparentnosť a ochranu údajov.

Dôkaz oprávneného záujmu v rámci účelu v bode b): Spracúvanie osobných údajov na účely evidencie obchodných prípadov v systéme Prevádzkovateľa je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, ktoré spočívajú v efektívnom riadení obchodných vzťahov, monitorovaní a zlepšovaní obchodných procesov. Tento záujem je vyvážený s právami a slobodami dotknutých osôb, pričom sa kladie dôraz na transparentnosť a ochranu údajov.

Dôkaz oprávneného záujmu v rámci účelu v bode c): Spracúvanie osobných údajov na účely komunikácie s klientmi je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, ktoré spočívajú v efektívnej a plynulej komunikácii s obchodnými partnermi. Tento záujem je vyvážený s právami a slobodami dotknutých osôb, pričom sa kladie dôraz na transparentnosť a ochranu údajov.

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Spracúvanie osobných údajov na základe osobitého právneho predpisu sa nevykonáva.

Identifikácia príjemcu alebo kategórie príjemcu:

poskytovateľ platformy pre e-mailovú komunikáciu,
poskytovateľ telefónnych a dátových služieb.

Iný oprávnený subjekt: Oprávnený subjekt podľa všeobecne záväzného právneho predpisu, konkrétne podľa § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov a v súlade s Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR). Zahŕňa, ale nie je obmedzený na:

Orgány, ktoré majú právomoc dohliadať na dodržiavanie zákonov v rôznych sektoroch, vrátane Úradu na ochranu osobných údajov. Tieto orgány môžu vyžadovať prístup k osobným údajom v rozsahu nevyhnutnom pre vykonávanie ich kontrolných a dozorných úloh.
V prípade vyšetrovania alebo súdnych konaní sú oprávnené pristupovať k osobným údajom v rozsahu potrebnom pre vykonávanie ich právomocí. Toto zahŕňa prípady, kde sú osobné údaje dôležité pre riešenie sporov, vyšetrovania alebo iné právne procesy.
Orgán dozoru nad dodržiavaním spotrebiteľskej legislatívy. Tento orgán môže vykonávať kontrolné aktivity, ktoré si vyžadujú prístup k osobným údajom na účely overenia dodržiavania pravidiel a regulácií týkajúcich sa spotrebiteľských práv.
Rôzne štátne a verejné inštitúcie, ktoré majú zákonnú právomoc požadovať a spracúvať osobné údaje v súvislosti s ich štatutárnymi úlohami, ako napríklad daňové úrady, sociálne zabezpečenia, a iné regulačné orgány.

– do tretích krajín

osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

– do medzinárodných organizácií

osobné údaje sa do medzinárodných organizácií neposkytujú.

Zverejňovanie osobných údajov:

osobné údaje sa nezverejňujú.

Doba uchovávania / kritérium jej určenia:

Osobné údaje budú uchovávané po dobu trvania obchodného vzťahu a následne po dobu potrebnú na preukázanie a obhajobu právnych nárokov, čo je zvyčajne 3 roky po ukončení obchodného vzťahu, ak iné právne predpisy neustanovujú dlhšiu dobu uchovávania.

Ak cenová ponuka nevedie k uzavretiu zmluvy, osobné údaje budú uchovávané po dobu 1 roka od poskytnutia cenovej ponuky.

Periodická revízia a vymazávanie údajov: Prevádzkovateľ pravidelne reviduje uchovávané údaje, aby zistil, či ich uchovávanie je naďalej opodstatnené. Údaje, ktoré už nie sú potrebné alebo ktorých doba uchovávania uplynula, sú bezpečne vymazané alebo anonymizované, aby sa zabezpečila ochrana identity a predišlo sa neoprávnenému spracúvaniu.

Zásada minimalizácie a vymazávania údajov:

Prevádzkovateľ sa zaväzuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou budú spracúvané v súlade so zásadou minimalizácie, teda iba v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanovených účelov. V prípade, že účel spracúvania osobných údajov odpadne, prevádzkovateľ sa zaručuje, že tieto údaje budú bezodkladne vymazané.

Transparentnosť pri zmene účelu spracúvania:

V prípade, že by osobné údaje mali byť spracúvané na iný účel, ako je ten, ktorý bol stanovený pri ich zbere, Prevádzkovateľ sa zaväzuje, že dotknutá osoba bude o tomto novom účele, ako aj o právnom základe spracúvania, informovaná ešte pred začatím takého spracúvania. Toto zabezpečí, že všetky zmeny v spracúvaní údajov budú pre dotknuté osoby plne transparentné.

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Prevádzkovateľ má implementované rozsiahle organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú podrobne dokumentované v interných predpisoch. Tieto opatrenia zabezpečujú komplexnú ochranu údajov prostredníctvom nasledujúcich oblastí:

Fyzická a objektová bezpečnosť: Zabezpečenie prístupu do priestorov a zabezpečenie zariadení, ktoré uchovávajú osobné údaje, pomocou kontrol prístupu, bezpečnostných kamier a alarmov.
Informačná bezpečnosť: Ochrana dátových systémov a sietí pred neoprávneným prístupom, útokmi a škodlivým softvérom pomocou firewallov, šifrovania a bezpečnostných protokolov.
Šifrovanie informácií: Použitie štandardov na šifrovanie pri ukladaní a prenose dát, aby sa zabezpečila ich dôvernosť a integrita.
Pravidelné školenia zamestnancov o bezpečnostných politikách a postupoch, prísne procesy na overenie identity a prístupové práva. Tieto opatrenia sú navrhnuté tak, aby predchádzali neoprávnenému prístupu, zneužitiu, znehodnoteniu alebo inému neoprávnenému spracúvaniu údajov. Právomoci a povinnosti zamestnancov sú jasne definované v bezpečnostnej politike prevádzkovateľa a sú pravidelne aktualizované, aby reflektovali najnovšie poznatky v oblasti ochrany údajov.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je potrebné na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa. Dotknutá osoba nie je povinná poskytnúť svoje osobné údaje. Avšak, neposkytnutie týchto údajov môže viesť k nemožnosti:

Efektívne komunikovať s Prevádzkovateľom a riadiť obchodné vzťahy, čo je potrebné pre evidenciu kontaktných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov v systéme Prevádzkovateľa.
Evidovať obchodné prípady v systéme Prevádzkovateľa, čo môže mať za následok zhoršenú schopnosť spravovať a monitorovať obchodné príležitosti a transakcie.
Efektívne komunikovať s klientmi, čo môže viesť k zníženej kvalite služieb a zhoršeniu obchodných vzťahov.
Sledovať a vyhodnocovať spokojnosť klienta, čo je nevyhnutné pre neustále zlepšovanie kvality poskytovaných služieb a produktov.
Vypracovať cenové ponuky, čo môže spôsobiť oneskorenie alebo nemožnosť poskytnutia relevantných informácií potrebných pre uzatvorenie obchodnej transakcie.

Poskytnutie osobných údajov je preto kľúčové pre zabezpečenie efektívneho a plynulého fungovania obchodných vzťahov a poskytovania kvalitných služieb klientom a obchodným partnerom.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania: automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.

Práva dotknutých osôb pri spracúvaní osobných údajov na základe oprávneného záujmu:

Právo na prístup – získať potvrdenie o spracovaní údajov a prístup k nim.

Právo na opravu – opraviť nepresné alebo doplniť neúplné údaje.

Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požiadať o vymazanie údajov, okrem prípadov preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania – požiadať o obmedzenie spracúvania údajov v určitých situáciách.

Právo na prenosnosť údajov – dotknutá osoba nemá právo na prenosnosť údajov pri spracúvaní na základe oprávneného záujmu.

Právo podať sťažnosť – podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracovanie osobných údajov je v rozpore s GDPR.

Účtovná agenda

Účely spracovania osobných údajov:

Spracovanie účtovných dokladov dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov,
Vedenie účtovnej agendy,
Fakturácia dotknutých osôb,
Prípravy a evidencie zmlúv na pokyn dotknutej osoby v rámci zmluvného vzťahu za účelom evidovania objednávok dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov,
Ostatné daňové doklady a bankové výpisy.

Kategória dotknutých osôb v rámci účelov v bodoch a) – e):

osoby, ktorým vznikla povinnosť uhradiť dodanú službu
štatutárne orgány, oprávnené osoby, kontaktné osoby alebo zamestnanci obchodného partnera (klienta).

Kategória osobných údajov rámci účelov v bodoch a) – e):

bežné osobné údaje

Zoznam osobných údajov v rámci účelov v bodoch a) – e):

titul, meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava a jej IČO pod ktorým tovar alebo službu dodala, alebo meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň pod ktorým mu, bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba, číslo bankového účtu fyzickej osoby.
titul, meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej práva sú dotknuté zmluvou, jej titul, dátum narodenia, rodné číslo, trvalý alebo prechodný pobyt, číslo účtu, názov banky, číslo preukazu totožnosti a iné údaje, ktoré sa týkajú predmetu zmluvy.

Zákonnosť spracúvania osobných údajov

Spracovanie účtovných dokladov dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:
- Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, – podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR.

Vedenie účtovnej agendy:
- Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, – podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Fakturácia dotknutých osôb:
Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, – podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Prípravy a evidencie zmlúv na pokyn dotknutej osoby v rámci zmluvného vzťahu a za účelom evidovania objednávok dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:
- Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, – podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR.

Ostatné daňové doklady a bankové výpisy:
- Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, – podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Spracovanie účtovných dokladov dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:
- spracúvanie osobných údajov na základe osobitého právneho predpisu sa nevykonáva

Vedenie účtovnej agendy:
- zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
- zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
- zákon č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
- zákon č. 40/1964 zb. občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
- zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov
- zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách

Fakturácia dotknutých osôb:
- zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
- zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
- zákon č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
- zákon č. 40/1964 zb. občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
- zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov

Fakturácia dotknutých osôb:
- zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
- zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
- zákon č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
- zákon č. 40/1964 zb. občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
- zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov

Ostatné daňové doklady a bankové výpisy:
- Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté v rámci účelov v bodoch a) – e):

poskytovateľ účtovných služieb Sprostredkovateľ na základe čl. 28 Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov),
poskytovateľ ekonomického softvéru,
poskytovateľ dátových a telefónnych služieb ,
poskytovateľ bankových služieb.

– do tretích krajín v rámci účelov v bodoch a) – e):

osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín

– do medzinárodných organizácií v rámci účelov v bodoch a) – e):

osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií

Iný oprávnený subjekt na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

Príjemcovia tretie strany:

Daňový úrad (na základe zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon o dani z pridanej hodnoty 222/2004 Z. z. v znení neskorších predpisov)

Súdy, orgány činné v trestnom konaní základe zákona č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, na základe zákona 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov

Úrad na ochranu osobných údajov na základe zákona č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Colný úrad, Finančná správa.

Zverejňovanie osobných údajov v rámci účelov v bodoch a) – e):

osobné údaje sa nezverejňujú

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa v rámci účelov v bodoch a) – e):

spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa sa nevykonáva.

Doba uchovávania osobných údajov: Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou na účely stanovené v tejto informačnej povinnosti bude spracúvať maximálne po dobu stanovenú v zákonnom predpise, a to 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú v súlade so zákonom č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákonom č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. Účtovné dokumenty sa likvidujú v súlade so Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou na účely stanovené v tejto informačnej povinnosti bude spracúvať maximálne po dobu stanovenú v zákonnom predpise.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou bude spracúvať v zmysle zásady minimalizácie uchovávania a v prípade, žeby odpadol účel spracúvania, prevádzkovateľ sa zaručuje osobné údaje vymazať.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania: automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.

Práva dotknutej osoby:

Právo na prístup – získať potvrdenie o spracovaní údajov a prístup k nim.

Právo na opravu – opraviť nepresné alebo doplniť neúplné údaje.

Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požiadať o vymazanie údajov, okrem prípadov, keď sú osobné údaje povinne archivované.

Právo na obmedzenie spracúvania – požiadať o obmedzenie spracúvania údajov v určitých situáciách.

Právo na prenosnosť údajov – získať a preniesť údaje inému prevádzkovateľovi, ak sú osobné údaje spracúvané automatizovane na základe súhlasu alebo zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Toto právo nemá dotknutá osoba pri právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Právo podať sťažnosť – podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracovanie osobných údajov je v rozpore s GDPR.

Dotknutá osoba nemá právo namietať spracovanie osobných údajov pri právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) (plnenie zmluvy) a čl. 6 ods. 1 písm. c) (plnenie zákonnej povinnosti) GDPR.

SPRÁVA REGISTRATÚRY

Účel spracúvania osobných údajov, na ktorý sú osobné údaje určené:

archivovanie dokumentov Prevádzkovateľa v rámci správy registratúry,
evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme,
evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk. Tá slúži ako informačný systém verejnej správy, prostredníctvom ktorého je možné vykonávať elektronickú úradnú komunikáciu s ktorýmkoľvek orgánom verejnej moci prostredníctvom internetu. Prostredníctvom funkcií, ako sú napríklad prihlásenie, vyhľadávanie, alebo elektronické služby má užívateľ v rámci portálu možnosť pristupovať k požadovaným informáciám podľa svojich skutočných požiadaviek a príslušný obsah jednoducho vyhľadať. Okrem toho je portál v rámci prihlásenia štruktúrovaný z hľadiska cieľových skupín. Požadované informácie a služby, tak môže užívateľ vyhľadávať a selektovať podľa toho, či sa prihlási ako občan, podnikateľ alebo inštitúcia.
prístup k archívnym dokumentom.

Kategória dotknutých osôb:

štatutárne orgány a osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v archíve
odosielatelia a prijímatelia poštovej a e-mailovej korešpondencie
odosielatelia a prijímatelia poštovej a e-mailovej korešpondencie
žiadatelia o prístup k archívnym dokumentom

Kategória osobných údajov:

v rámci účelov v bodoch a) – d): bežné osobné údaje

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:

titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby.
titul, meno, priezvisko, adresa fyzickej osoby alebo v prípade právnickej osoby – názov a adresa sídla, dátum prijatia a odoslania, značka, predmet, obsah a pod.
fyzická osoba – titul, meno, priezvisko, adresa, právnická osoba – názov a adresa sídla.
meno, priezvisko, rodné číslo, adresa trvalého a prechodného pobytu, druh a číslo preukazu totožnosti údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú mu známe a účel využitia; meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom;

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

V rámci účelov uvedených v bodoch a) – d): Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná – podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

archivovanie dokumentov prevádzkovateľa rámci správy registratúry:
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme.
evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk:
Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o eGovernmente),
Zákon č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).
prístup k archívnym dokumentom :
1. Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
2. Občiansky zákonník (§ 40).

Identifikácia príjemcu alebo kategórie príjemcu:

Údaje sa neposkytujú žiadnym ďalším príjemcom.

Príjemca osobných údajov tretia strana:

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (príslušný archív) – Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Všeobecne záväzný právny predpis v zmysle § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

– do tretích krajín

V rámci účelov v bodoch a) – d): osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

– do medzinárodných organizácií

V rámci účelov v bodoch a) – d): osobné údaje sa do medzinárodných organizácií neposkytujú.

Zverejňovanie osobných údajov:

V rámci účelov v bodoch a) – d): osobné údaje sa nezverejňujú.

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa:

V rámci účelov v bodoch a) – d) sa spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov Prevádzkovateľa nevykonáva.

Doba uchovávania / kritérium jej určenia: Bežná korešpondencia – 2 roky,
Správa registratúry (evidenčné pomôcky, vyraďovanie dokumentov a pod.) – 15 rokov,
Kniha došlej a odoslanej pošty – 2 roky,
Korešpondenčné údaje, ktoré sú súčasťou zmlúv – 15 rokov.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov na účely správy registratúry je zákonná požiadavka. V prípade neposkytnutia týchto údajov nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania:

V rámci účelov v bodoch a) – d): automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.